Sådan skifter du ERP-system på den bedste måde

– Kim Jespersen

Når du skal skifte ERP system, er det vigtigt at tage et grundigt kig ind i din virksomhed. Før du lægger dig fast på en løsning og en leverandør (ofte i den rækkefølge), bliver du nødt til at have et godt overblik over problemerne.

Måske er du blevet anbefalet at begynde med at lede efter den bedste leverandør, som kan hjælpe dig med at skifte ERP system. Det er ikke vores anbefaling. Faktisk vil det risikere at binde dig til en løsning, som både er et dårligt og alt for dyrt match til din virksomhed.

Hvis vi skal sige én god ting om tilgangen med at vælge leverandøren først, vil det være, at du sjældent bliver forvirret over mulighederne. ERP-leverandører har typisk deres egen specialiserede løsning eller enkelte større løsninger, som de gerne vil sælge. Vores anbefalede tilgang ser i stedet sådan ud:

  1. Afdæk behovet
  2. Definer dine krav
  3. Find de mulige løsninger
  4. Find oplagte leverandører
  5. Vælg ERP-systemet 
  6. Vælg leverandør og indgå en aftale
erp system skift

Vi vender tilgangen til valg af ERP system på hovedet

Dit ERP system skal løse din virksomheds specifikke behov. Og så skal det være en god investering for din virksomhed. Ikke kun for leverandøren.

Som uvildige rådgivere inden for ERP-løsninger lægger vi derfor altid ud med at se på din virksomhed. Du kan selv gå i gang lige nu med at spørge dig selv …

  • Hvilke IT-systemer bruger vi nu?
  • Hvor gode er de til at arbejde sammen?
  • Hvilke processer ville vi ønske, at vi kunne løse digitalt?
  • Har vi behov for at tilgå systemet på tværs af platforme og devices?
  • Hvordan forventer vi at udvikle vores virksomhed i de kommende år?
  • Hvor er de store irritationsmomenter i den digitale del af vores daglige arbejde?

Den type spørgsmål sætter dig i gang med at tænke på din virksomhed, som den ser ud lige nu. Det vil hjælpe dig med at få et klart billede af, hvad du i virkeligheden har brug for.

Når vi besøger vores medlemsvirksomheder for at afdække deres behov, har vi aldrig en løsning med i tasken. Først når vi er ved at have dannet os et klart billede af hele virksomhedens behov, kan vi begynde at se på de mulige løsninger.

Specifikation af behov, krav og ønsker til nyt ERP system

Det er selvfølgelig ikke nok, at du har en idé om, hvad dit ERP-system skal kunne. For at sikre et succesfuldt forløb hjælper vi dig med at formulere en kravspecifikation. Den gør det helt tydeligt for alle involverede, hvad det nye system skal kunne.

Kravspecifikationen skal beskrive de ønskede funktioner, men ikke nødvendigvis hvordan de løses. Det vil blandt andet være en god idé at inkludere:

  • Antal brugere og områder, det nuværende system dækker
  • Antal brugere og områder, det nye skal dække
  • Hvad I kan lide ved det nuværende system (om noget)
  • Hvad I ikke bryder jer om ved det
  • Hvilke behov systemet skal understøtte i fremtiden
  • Antal medarbejdere I selv kan sætte på implementeringen
  • Budgettet til implementering og drift af nyt ERP-system
  • Krav til kvalitet, deadline og del-leverancer

Med de oplysninger i hånden vil det være væsentligt lettere at finde den rigtige ERP-løsning og leverandøren.

Sådan skifter du ERP-system på den bedste måde 1

Prisen på ERP-systemet er ikke det afgørende

Det er en stor investering at implementere et nyt ERP-system. Derfor skal du ikke kun overveje den umiddelbare pris på systemet. Det er også vigtigt at have en klar aftale om, hvad implementeringen og driften kan løbe op i.

Måske kender du det fra andre sammenhænge, at de tilbud, som på overfladen er gratis, faktisk ender med at blive blandt de dyreste. Du skal forvente at betale for licenser, vedligeholdelse og måske endda at have en lang overgangsperiode med dyr, ekstern hjælp.

Det er vigtigt, at du selv kan investere den aftalte tid i projektet. På den måde kan du forhindre, at tidsplanen og omkostningerne løber løbsk. Du skal også sikre dig, at du har tillid til leverandøren af ERP system. Og at tilliden er gengældt. Ellers risikerer du, at omkostningerne løber amok uden på nogen måde at modsvare kvaliteten i din valgte løsning.

Pas på med skræddersyede ERP-systemer

Det kan virke som en helt perfekt løsning at vælge et system, som er tilpasset præcist til din virksomheds udfordringer. Nogle gange kan det også være en glimrende måde at løse virksomhedens problemer på kort sigt.

Men der er flere risici ved et ERP-system, som tilpasses eller ligefrem udvikles din virksomhed. Det kan tage meget lang tid og dermed koste mange penge til både dine egne medarbejdere og eksterne specialister, før du overhovedet har en prototype til test. 

Driften kan også blive urimeligt dyr, fordi du risikerer at binde dig til én leverandør og derfor ikke kan konkurrenceudsætte supporten til dit ERP-system. Hvis du en dag får behov for at udbygge systemet, kan det være meget dyr af samme grund. Det kan også blive meget bekosteligt at få opdateret systemet.

Dette indlæg er skrevet af seniorrådgiver Kim Jespersen. Hvis du vil vide mere om, hvordan ERP kan hjælpe din virksomhed, kan du kontakte ham på kj@dkpu.lindapoulsen.com.

Tilmeld dig vores nyhedsmail

og følg os på LinkedIn